Informationen für ehren- und hauptamtliche Mitarbeiter

Damit Rechnungen korrekt geprüft und zuverlässig bearbeitet werden können, durchlaufen sie bei uns vier Schritte:

Bitte beachten: Je nach Bearbeitungsaufwand und aktuellem Rechnungsaufkommen kann die Auszahlung zwei bis vier Wochen in Anspruch nehmen. Wir bitten euch daher, diesen Zeitraum abzuwarten, bevor ihr euch zum Bearbeitungsstand einer Rechnung an uns wendet.

1. Rechnungseingang
Die Rechnung geht bei uns ein und wird zunächst in unserem Rechnungseingangsbuch erfasst.

2. Sachliche Prüfung
Anschließend wird geprüft, ob die Rechnung inhaltlich korrekt ist und die abgerechneten Leistungen bzw. Ausgaben nachvollziehbar sind. Danach erfolgt die sachliche Freigabe.

3. Rechnerische Prüfung
Im nächsten Schritt prüfen wir alle abrechnungsrelevanten Angaben und die rechnerische Richtigkeit der Rechnung. Nach erfolgreicher Prüfung wird die Rechnung abschließend freigegeben.

4. Überweisung
Sobald alle notwendigen Prüfungen und Freigaben abgeschlossen sind, wird der Rechnungsbetrag auf das angegebene Konto überwiesen.

Bitte das Formular nicht mit der Vorschau-App speichern, sondern mit dem kostenlosen Adobe Acrobat Reader ausfüllen – oder in der Vorschau über „Ablage → Drucken → Als PDF sichern“ eine fertige PDF erzeugen.

Damit Reisekosten einheitlich, korrekt und steuerlich sicher abgerechnet werden, legen wir für die Erstattung von Verpflegungsmehraufwendungen (Tagegeld) die steuerlichen Pauschbeträge des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) zugrunde. Sie gelten für alle Reisekostenabrechnungen dienstlich veranlasster Reisen im In- und Ausland; das maßgebliche BMF-Schreiben findet ihr oben bei den Downloads.

Die Regelung betrifft ausschließlich das Tagegeld bzw. die Verpflegungspauschale. Fahrt- und Übernachtungskosten sowie sonstige erstattungsfähige Auslagen rechnet ihr wie bisher ab.

Welches Formular?

Formular	gilt für
Reisekostenformular Ehrenamt	ehrenamtliche Funktionsträgerinnen und Funktionsträger
Reisekostenformular Hauptamt	hauptamtliche Mitarbeitende
Reisekostenformular Ausland	alle Dienstreisen ins Ausland – egal, ob im Ehren- oder Hauptamt

Bitte verwendet stets die aktuelle Fassung (derzeit Stand September 2026). Die vollständige Abrechnung schickt ihr samt aller Belege als eine PDF-Datei an rechnungen@schachbund.com; die Originalbelege bewahrt ihr privat auf.

Pauschalen im Inland

Abwesenheit	Pauschale
eintägige Auswärtstätigkeit von mehr als acht Stunden	14,00 €
An- und Abreisetag einer mehrtägigen Dienstreise mit Übernachtung	je 14,00 €
jeder Kalendertag mit 24 Stunden Abwesenheit	28,00 €

Pauschalen im Ausland

Bei Auslandsdienstreisen gelten die Beträge, die das BMF-Schreiben für das jeweilige Land bzw. den jeweiligen Ort ausweist. Dabei wird zwischen dem Satz für einen vollen Kalendertag mit 24 Stunden Abwesenheit und dem niedrigeren Satz für An- und Abreisetage bzw. eine eintägige Auswärtstätigkeit von mehr als acht Stunden unterschieden.

Kürzung bei gestellten Mahlzeiten

Stellt euch der Verband während einer Dienstreise eine Mahlzeit zur Verfügung oder erhaltet ihr sie auf seine Veranlassung von Dritten, wird die Verpflegungspauschale gekürzt – zum Beispiel bei einem im Hotelpreis enthaltenen und vom Verband erstatteten Frühstück, einem vom Veranstalter bereitgestellten Mittagessen oder einem gemeinsamen dienstlichen Abendessen, das der Verband übernimmt.

Gestellte Mahlzeit	Kürzung	Abzug im Inland
Frühstück	20 % des vollen Tagessatzes	5,60 €
Mittagessen	40 % des vollen Tagessatzes	11,20 €
Abendessen	40 % des vollen Tagessatzes	11,20 €

Wichtig: Die Abzüge werden immer vom vollen 24-Stunden-Satz berechnet – auch an Tagen, für die nur der niedrigere Satz für An- oder Abreisetage bzw. für eine Abwesenheit von mehr als acht Stunden angesetzt werden kann. Bei Auslandsreisen ist der volle 24-Stunden-Satz des Landes oder Ortes maßgeblich, der für den jeweiligen Reisetag gilt. Durch die Kürzung kann die Pauschale höchstens auf 0,00 € sinken.

Ein Beispiel: Für den Abreisetag einer mehrtägigen Dienstreise im Inland stehen euch grundsätzlich 14,00 € zu. Ist das Frühstück im Hotelpreis enthalten und wird es vom Verband erstattet, werden 5,60 € abgezogen. Für den Abreisetag könnt ihr also noch 8,40 € Tagegeld ansetzen.

Bitte beachten: Gebt gestellte Mahlzeiten auch dann an, wenn sie auf keiner Rechnung gesondert ausgewiesen sind – etwa beim Hotelfrühstück oder bei der Verpflegung im Rahmen einer Veranstaltung.

Bitte das Formular nicht mit der Vorschau-App speichern, sondern mit dem kostenlosen Adobe Acrobat Reader ausfüllen – oder in der Vorschau über „Ablage → Drucken → Als PDF sichern“ eine fertige PDF erzeugen.